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陕西理工学院物资设备采购管理办法
2014-04-29 19:23   审核人:   (点击: )

关于印发《陕西理工学院物资设备采购管理办法》的通知

陕理工校发[2012]37号

各教学单位,各部门:

《陕西理工学院物资设备采购管理办法》已经学校研究审定,现予印发,请遵照执行。

特此通知。

二〇一二年三月二十八日

陕西理工学院物资设备采购管理办法

第一章  总 则

第一条 为了规范我校物资设备采购管理工作,提高采购资金的使用效益,完善管理监督机制,保证物资设备采购工作规范、高效、廉洁运行,根据《中华人民共和国政府采购法》和陕西省教育厅《陕西省高等学校物资设备采购管理办法》等有关法规,特制定本办法。

第二条 本办法所指物资设备包括教学设备、科研设备和一般设备。

第三条 各项采购活动必须遵守国家有关法律、法规。各业务主管部门和监督部门都要自律规范,各司其职,主动配合,协调支持,努力提高工作效能。

第四条 参与采购活动的工作人员要以对学校利益高度负责的精神,力求节约,反对浪费,廉洁、高效的履行职责。

第五条 各项采购活动都必须遵循“公开、公平、公正”和“集体采购、货比三家、择优选购”的原则,选定符合使用要求、性价比较高的物资设备。

第六条  采购工作程序应注意积极引入市场竞争机制。一般情况下应引入三家以上供应商参与竞争。要从维护学校利益出发,本着“诚实、信用、平等互利、协商一致”的原则处理各种商务关系。

第七条 大宗通用物资设备采用政府采购程序采购。

第二章 采购活动的管理

第八条 学校成立物资设备采购领导小组,统一领导物资设备采购工作。物资设备采购领导小组下设物资设备采购办公室,办公室设在国有资产管理处,具体执行物资设备采购领导小组的决议并负责物资设备采购的前期准备工作及后期管理工作。

第九条 学校各项物资设备采购活动均需设立专项采购工作小组(以下简称“采购小组”)。采购小组是由学校相关部门组建的临时性工作班子,实行组长协调下的部门代表分工负责制,在业务主管校领导的领导下开展工作。采购小组由主管校领导、业务主管部门、监审部门、财务部门、使用单位、专家组、工会等部门组成,还可根据情况临时成立考察组。各成员机构分工协作,各负其责,密切配合开展各项采购工作。

第十条 各部门及其代表主要职责:

(一)业务主管部门(国有资产管理处):对相关物资设备采购工作业务总体负责。负责拟订学校采购小组工作方案;组织协调各有关部门参与采购活动;向学校采购小组提交采购资源信息;落实采购小组决议,保证按期完成工作任务;负责组织所购物资设备的验收和建账、建卡;负责采购文件资料的形成、整理和归档工作。

(二)监察部门:监督学校采购小组依据国家法规和学校制度正确实施工作程序;监督学校采购小组成员正确履行职责;根据需要参与相关验收工作;监督检查合同履行情况;对采购情况建立档案。

(三)审计部门:参与学校10万元以上物资设备的采购活动和涉及工程量核算的物资设备采购活动。对采购招标的合同价格及突破立项审定的采购数量行为承担监督责任。参与相关验收工作。

(四)财务部门:参与学校20万元以上的物资设备的采购活动。对采购活动的计划资金使用负责。

(五)技术专家:对标的技术品质和技术性能的评审结果负责,参与相关的验收工作。

(六)用户单位:对招标的物资设备使用功能和产品质量性能负责;有义务向业务主管部门对招标物资品种、规格、型号及使用功能和产品使用性能提出质疑和建议,并负责相关验收工作。

(七)学校采购小组可根据工作需要设立采购项目考察组。考察组对采购小组负责,职能是提交考察报告。

(八)工会:及时反映协调群众意见和建议;对涉及教职工利益的采购工作进行监督、建议和质疑。

(九)其它部门根据采购活动的具体情况和实际需要作为一般小组成员参与工作,对小组决议承担相应责任。

(十)根据需要在学校采购小组人员基础上扩充人员设立评标组,评标组的职能是向采购小组提交招标结果。

第十一条 采购小组、询价谈判组、考察组、评标组议事规则:

(一) 以满足使用要求为前提,依据审定的计划资金额度控制质量等级,力求节约。

(二)物资设备的质量、价格、服务并重,同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比服务。

(三)在产品品牌、质量、服务保证的前提下,贯彻“合理低价中标”原则。在质量、价格、服务同等的情况下,优先考虑信誉好的供应商。

(四)小组应在充分考虑各方面意见的基础上,按照“少数服从多数”的原则形成小组决议,意见不一致时,可民主投票。

第三章  采购活动的运作方式

第十二条 物资设备采购活动按照采购资金额度大小分别采用公开招标、邀请招标、询价竞争谈判、单一来源采购、商务关系存续等五种工作方式选定供应商。

(一)政府采购  对大型及专用仪器设备直接纳入政府采购。

(二)公开招标  指按照国家有关法规和规定的程序以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标,并根据中标条件公开确定中标人的采购工作方式。凡预算在50万元以上的设备采购,必须采用公开招标方式。

(三)邀请招标  指按照采购小组议定的资质条件以招标邀请书的方式邀请供应商参与投标,并按照评标组议定的中标条件评议比较确定中标人的采购工作方式。

(四)询价谈判  询价谈判采购指由询价谈判组根据市场情况集体研究、谈判压价、择优选定供应商的采购方式。

在下列特殊情况下,经采购领导小组研究决定后可采用询价谈判采购方式:

1.技术性能特殊的商品;

2.出现不可预见的急需采购的商品;

3.没有供应商投标或没有合格标的时;

4.采购小组认定的市场供应条件限定的特殊商品;

5.采购小组认定无法按照规定招标方式得到的商品;

6.采购小组一致认定的其它情形。

(四)单一来源采购 单一来源采购是指由使用单位指定的唯一设备品牌型号,单一供货来源的采购。一般不采用此采购行为,如果特殊需要必须填报《指定设备单一来源采购特批单》,按照采购领导小组决议采购。10万元以下仪器设备购置需使用单位进行论证后购置;10万元以上20万元以下的仪器设备购置需由职能部门进行论证后购置;20万元以上的仪器设备购置需要由学校牵头组织论证后购置。使用单位对产品质量、售后服务等方面进行严格把关。

(五)商务关系存续  指在最近招标考察选定的基础上,业务主管部门根据实际需要由原供应商继续提供某种物资设备的采购工作方式。业务主管部门认为有必要存续商务关系,续延期限最长不得超过两年。超过存续期限,应按规定程序重新考察遴选。

第十三条 招标采购、询价谈判活动应填写备案表;商务关系存续应填写审批表。

第十四条  原则上,对于采购金额在100万元及以上的物资设备,应采用公开招标方式组织采购;对采购金额在10-100万元的物资设备,可采用邀请招标方式组织采购;对采购金额在3-10万元的物资设备,可采用询价方式组织采购。对采购金额在10万-50万元以上的大型仪器设备应由院系组织论证后购置。金额在50万-100万元的大型设备由学校组织,由相关学科专家组织论证后再购置。

第十五条  以上各类采购,商品属国家控购物资的,需严格执行《陕西理工学院控购物资采购管理办法》(陕理工院发[2005]71号)。

第四章  采购工作程序

第十六条 物资设备采购立项

物资设备用户单位应根据实际需要,在对市场状况充分调查了解的基础上,填写物资设备采购立项审批表,办理相关立项手续。立项报告通常应包括的基本内容:申请立项的理由、物品品种、质量标准、技术指标、规格型号、需求数量、预算价格依据、预算金额等,但不得指定单一品牌、厂家、供应商。

第十七条 邀请供应商

在采购计划确定后,业务主管部门应及时采取适当方式发布需求信息,吸收资质信誉状况良好的供应商参与投标报价。采购需求信息、招标公告采取校园网发帖、校内公告等方式公开发布需求信息;投标新增供应商不得低于供应商家数的三分之一。以采购招标书的方式向供应商提出投标报价要求,并采取密封方式投标报价,保证运作过程公平、公正。

第十八条 供应商的资格审查

招标前,业务主管部门应对供应商资质信誉情况的真实性、合法性和完整性进行审查。合格供应商资质证明一般包括:营业执照、税务登记证、法人证明或法人委托书、特殊行业管理生产许可证明、产品质量证明书、年度审验证明书、产品质量检验或鉴定报告等。

供应商有以下行为时取消其参与投标的资格:①.提供虚假资信材料,骗取合法供应商资格的;②采取不正当手段诋毁、排挤其它供应商的;③向采购人员行贿或提供其它不正当利益的;④偷梁换柱,供应假冒伪劣商品的。

根据需要和可能对供应商提供的样品及时进行封样。对质量性能特殊或采购量大容易引起争议的物资,封样保存时间不得低于合同有效期。

第十九条 评标办法 招标采购选用以下评标办法

(一)最低价评标法  是指以价格为主要因素确定中标候选供应商的评标方法,即在全部满足招标文件实质性要求前提下,依据统一的价格要素评定最低报价,以提出最低报价的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。最低价评标法适用于标准定制商品及通用服务项目。采用最低价评标法的,按投标报价由低到高顺序排列。投标报价相同的,按技术指标优劣顺序排列,最低价格标法是招标采购的主要办法。

(二)综合评分法  是指在最大限度地满足招标文件实质性要求前提下,按照招标文件中规定的各项因素进行综合评审后,以评标总得分最高的投标人作为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。综合评分的主要因素是:价格、技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度,以及相应的比重或者权值等。上述因素应当在招标文件中事先规定。评标时,评标委员会各成员应当独立对每个有效投标人的标书进行评价、打分,然后汇总每个投标人每项评分因素的得分。综合评标法适用于产品品牌、质量等技术指标差别较大,存在不可比性的产品,一般采用综合评标法。

(三)性价比法  是指按照要求对投标文件进行评审后,计算出每个有效投标人除价格因素以外的其他各项评分因素(包括技术、财务状况、信誉、业绩、服务、对招标文件的响应程度等)的汇总得分,并除以该投标人的投标报价,以商数(评标总得分)最高的投标人为中标候选供应商或者中标供应商的评标方法。性价比评标法适用于产品品牌、质量等技术指标差别很大,存在严重不可比性的产品,一般采用性价比评标法。

第二十条 合同谈判及草签

订立合同应严格履行规定的程序。合同条款应当明确、完备、规范、合法。

第二十一条 合同审批

物资设备采购合同,须经法人代表或其委托代理人签批同意后认定有效。合同履行由业务主管部门监督实施,如出现不能或不能完全履行时,业务主管部门应及时采取措施减少损失。主管部门经与供应商协商一致,同意变更合同实质性条款应形成补充合同或解除原有合同,应报请终审同意。

第二十二条 货物验收和付款

每项采购活动,货到入库前必须由业务主管部门根据实际情况针对供货数量、规格型号、产地品牌、外观配置等方面的情况进行初步验收,填报《固定资产验收报告单》或《低值易耗品验收单》,并在“验收情况”栏内载明供货质量情况。在验收没有达到质量要求时应做到退货处理。

对于需要安装、施工的设备或物资,在竣工运转正常后,业务主管部门应组织总体验收,并填报《物资设备采购施工竣工验收单》。

采购活动付款要与合同履约进度情况相协调,以“保证供应,保证质量”为原则。一般可参照全部到货并安装完成验收合格付(90%—95%)+质量保证金(10%—5%)控制付款进度。财务部门办理物资设备采购付款手续时,必须收缴设备卡。

第二十三条 物资设备采购过程中形成的文件材料必须规范,各项内容要真实、准确、完整。“立项审批表”、“招标文件”、“投标报价书”、“报价单”、“合同书”、“验收单”和“会议纪要”等均为采购活动必须形成的重要材料,应由业务主管部门专人负责及时归档备案。

第五章   监督和纪律

第二十四条 采购小组工作接受学校相关业务管理机构监督检查。财务人员对合同履行情况有责任进行监督,发现违反合同约定的行为应及时报告主管领导,拒付货款。

第二十五条 监察部门对大宗物资设备采购实施全程监督;参与对供应商的考察选定。监督方式由监察部门根据情况需要确定。

第二十六条 监察部门对大宗物资设备采购实行监察报告制度。在招标采购活动终结,监察人员应在《招标采购活动备案表》的监察报告栏形成“监察报告”。监察报告应能准确反映本项采购活动的实际情况,并对采购活动情况做出监察评议,提出监察结论。

第二十七条 下列现象属于采购违规行为

1.违反集体采购原则的;

2.违反采购工作程序,迴避监督检查的;

3.未按规定形成采购工作文书或归档备案的;

4.向投标人透漏其它潜在供应商的有关情况的;

5.接受供应商好处,谋取个人或小团体利益的;

6.违反本办法的有关条款的其它行为。

第二十八条 对在物资设备采购活动中工作程序违反国家法规及学校规章制度,对国家和学校利益造成损失的,学校将追究有关责任人的责任。

第二十九条 凡因工作处置失当、失职、渎职对学校造成经济损失的,按照直接损失的千分之一至百分之五对有关责任人追究经济责任。对各种以权谋私,损害国家和学校利益的,将视其情节,严肃处理。对构成犯罪的,提交司法机关查处。

第三十条 结合专项检查,学校对采购工作运作规范,成效突出的单位和个人实行奖励制度。

第六章  附   则

第三十一条 本办法由国有资产管理处负责解释。

第三十二条 在特殊情况下,如参照文件依据不一致时,应由物资设备采购领导小组研究后方可实施。

第三十三条 本办法自发布之日起施行,此前相关文件即行废止。

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